tilsyn

Et tilsyn kan vanligvis deles inn i fire hovedfaser: planlegging, gjennomføring, rapportering og oppfølging.

I planleggingsfasen bestemmer tilsynsmyndigheten hva tilsynet skal omfatte og hvilke krav som skal undersøkes. Valg av tema og tilsynsobjekter kan blant annet bygge på risiko- og sårbarhetsvurderinger, tidligere tilsyn, meldinger om uønskede hendelser eller andre opplysninger som tyder på fare for manglende etterlevelse. Tilsynsmyndigheten innhenter relevant bakgrunnsinformasjon og kan utarbeide en tilsyns- eller revisjonsplan og sjekklister for gjennomføringen.

Under gjennomføringen samles informasjon som kan vise om kravene blir etterlevd. Dette kan skje gjennom gjennomgang av dokumentasjon, intervjuer med ledere og ansatte, observasjon, befaring og stikkprøver. Flere metoder brukes ofte i kombinasjon. Opplysninger fra virksomhetens skriftlige rutiner kan for eksempel sammenholdes med intervjuer og observasjoner av hvordan arbeidet faktisk utføres.

Etter gjennomføringen vurderes funnene opp mot de kravene som ligger til grunn for tilsynet. Dersom tilsynsmyndigheten finner at et krav i lov eller forskrift ikke er oppfylt, kan dette betegnes som et avvik eller regelbrudd. Tilsynsmyndigheten utarbeider vanligvis en rapport som beskriver hva som er undersøkt, hvilke funn som er gjort, og eventuelle avvik. Enkelte tilsynsordninger bruker også merknader eller observasjoner om forhold som ikke nødvendigvis innebærer brudd på regelverket.

I oppfølgingsfasen må tilsynsobjektet normalt rette opp regelbrudd som er avdekket. Avhengig av regelverket og tilsynsmyndighetens fullmakter kan myndigheten blant annet kreve dokumentasjon på retting eller fatte vedtak om pålegg. Ved behov kan det gjennomføres nye kontroller for å undersøke om forholdene er rettet. Erfaringene fra tilsyn kan også brukes i virksomhetens forbedringsarbeid og i tilsynsmyndighetens videre risikovurderinger og prioriteringer.

Tilsyn kan gjennomføres med ulike metoder. Valget av metode avhenger blant annet av regelverket, risikoen på området og hvilke forhold tilsynsmyndigheten ønsker å undersøke.

Dokumentasjonskontroll innebærer at tilsynsmyndigheten undersøker skriftlig materiale fra virksomheten. Dette kan være rutiner, planer, avtaler, journaler, rapporter, regnskaper eller annen dokumentasjon. Metoden kan brukes alene eller som forberedelse til et stedlig tilsyn.

Systemtilsyn retter seg mot virksomhetens systematiske arbeid med å etterleve regelverket. Tilsynet undersøker blant annet hvordan ansvar er fordelt, hvordan risiko vurderes, hvilke rutiner virksomheten har, og hvordan den avdekker og følger opp feil og avvik. Formålet er dermed ikke bare å undersøke om et enkelt krav er oppfylt på kontrolltidspunktet, men også om virksomhetens styring gir tilstrekkelig grunnlag for varig etterlevelse av regelverket.

Stikkprøvekontroll innebærer at tilsynsmyndigheten undersøker et avgrenset utvalg av virksomhetens aktiviteter, saker, produkter, transaksjoner eller andre forhold. Stikkprøver kan brukes for å undersøke om virksomhetens praksis samsvarer med dokumenterte rutiner og regelverk. Fordi bare et utvalg kontrolleres, gir metoden normalt ikke i seg selv fullstendig informasjon om alle deler av virksomheten.

Metodene kan kombineres. Et systemtilsyn kan for eksempel starte med dokumentgjennomgang, etterfølges av intervjuer og befaring og bruke stikkprøver for å undersøke om virksomhetens rutiner faktisk følges. Kombinasjonen gjør det mulig å sammenholde det virksomheten har beskrevet i sine styringsdokumenter, med hvordan oppgavene utføres i praksis.